Grip op inkoop!

Rietplas heeft al vele grote en kleine opdrachtgevers in industrie, zorg, onderwijs en zakelijke dienstverlening efficiënter en winstgevender mogen maken. Hieronder vindt u een aantal voorbeelden van verbeterprojecten.

* Voor een productiebedrijf  hebben wij de inkoopafdeling verbeterd. Onder leiding van Rietplas heeft een transformatie naar een servicegerichte  inkooporganisatie plaats gevonden. Dat is gedaan met aandacht voor de integratie van leveranciers, verbetering van de productenstroom en door het coachen van de inkopers. Door de afdeling kwaliteit verantwoordelijk te maken voor het beheer van de kwalitatieve aspecten van de contracten en de leveranciers voor het rapporteren van de status van de afgesproken KPI’s, had onze opdrachtgever grip op de leverancier en de bijbehorende processen (communicatie, levering, kwaliteit).Tijdens dit proces is een besparing bereikt van meer dan 8% op het totale inkoopproject.

 * Een non-profitorganisatie had te maken met een sterk versnipperde inkoop van afvaltransport en afvalverwerking. Elke locatie had haar eigen inkoopmethodiek en haar eigen leveranciers. De inkoopvolumes per locatie waren weliswaar relatief beperkt, maar door bundeling van het volume zeer interessant om op te pakken. Onder leiding van Rietplas is gestart met het maken van een gedegen analyse van alle afvalstromen en de contracten. Op basis van de aanbesteding werd een raamovereenkomst afgesloten met één leverancier die alle afvaltransport en -verwerking uitvoerde voor alle locaties en die ook verantwoordelijk werd voor het beheer van de lopende afvalcontracten en tijdig informeren van de klant voor het opzeggen van lopende overeenkomsten . Gevolg was dat de interne organisatiekosten drastisch gereduceerd werden. Daarnaast werd ook nog eens een besparing van meer dan 30% op de inkoopkosten gerealiseerd.

* Van een scholengemeenschap met  diverse locaties kreeg Rietplas de opdracht om de aanbesteding van de catering te begeleiden. Besloten werd om de catering in de kantines op basis van het open-boeksysteem uit te voeren en de overige onderdelen, zoals vergaderlunches en vergaderservice op basis van regie uit te voeren. Samen met de opdrachtgever werden de eisen en wensen opgesteld, waarbij het concept ‘gezonde voeding’ een speerpunt was. Resultaat was een overeenkomst met een partij voor alle locaties voor een periode van drie jaar met KPI’s om grip te houden op de uitgaven en kwaliteit van de dienstverlening.

* Een onderwijsstichting met 20 basisscholen wilde zowel de schoonmaak als de glasbewassing aanbesteden. Rietplas werd gevraagd om de Europese aanbesteding als projectmanager uit te voeren. In plaats van het huidige bestek als uitgangspunt te nemen, hebben we eerst gezocht naar de meest optimale schoonmaakdienstverlening, waarbij heldere afspraken, duidelijke communicatie en betrouwbare managementinformatie het fundament zijn voor het onderhouden van de relatie met het schoonmaakbedrijf. Pas een jaar later is op basis van dit passend en realistisch bestek de Europese aanbesteding uitgevoerd zonder verlies van kwaliteit of extra klachten. 

* Onze opdrachtgever was een zorginstelling. Op het gebied van voeding had de instelling het gevoel dat men geen grip had op de uitgaven. Het betrof de levering en dienstverlening van de maaltijdvoorzieningen op alle locaties van de instelling. Het doel van de opdracht was het selecteren en contracteren van één leverancier op basis van een vaste prijs per maaltijd.

Rietplas werd gevraagd de aanbesteding te begeleiden. Allereerst werd een multifunctioneelteam geformeerd en werd een stuurgroep ingesteld. Op basis van de geformuleerde eisen en wensen begeleidde Rietplas het hele aanbestedingstraject en verzorgde ook de implementatie van de contracten. Het resultaat was een substantiële besparing, een gedegen overeenkomst en zeer tevreden cliënten en een gestructureerde manier van werken met meerdere disciplines.

U wilt meer informatie? Maak dan vandaag nog een afspraak. Wij geven u dan graag meer voorbeelden en details.